Tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là việc tổ chức và thực hiện các phần của một sự kiện bắt đầu từ lúc hình thành ý tưởng tới khi hoàn thiện đến lúc kết thúc chương trình. Bắt đầu bằng việc lên ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thi công  và tổ chức. Điều này nhằm mục đích thu hút sự quan tâm và chú ý của giới truyền thông – thương hiệu của bạn sẽ nổi bật hơn, tạo niềm tin và gây ấn tượng với khách hàng tiềm năng.

Quy trình tổ chức sự kiện tại Vietnam Coffee Event bao gồm những hạng mục sau

+ Vận hành

• • Thành lập đội ngũ tổ chức sự kiện 

Đội ngũ nhân sự bao giờ cũng là yếu tố quan trọng nhất, để quyết định thành công cho sự kiện. Nhưng để diễn ra hiệu quả hơn, thì phải có bảng phân công công việc phù hợp.

• • Lên ý tưởng mục tiêu và chủ đề

Để tổ chức được một sự kiện thành công và suôn sẻ. Bước đầu tiên cần chú ý đến đó là phải thiết lập được mục tiêu và chủ đề của sự kiện. Sau khi nắm được mấu chốt vấn đề cần đạt được gì, thì những bước sau sẽ trở nên dễ dàng hơn.

• • Lập kế hoạch và kịch bản tổ chức sự kiện 

Sau khi đã nghiên cứu và từ những thông tin thu thập được ở trên. Tiếp theo cần phải lên một bản kế hoạch tổ chức sự kiện hoàn chỉnh: xây dựng kịch bản sự kiện, timeline chương trình, thiết kế, cuối cùng là lên phương án dự phòng và quản lý rủi ro.

• • Thiết lập ngân sách cho sự kiện

Thiết lập ngân sách là bước vô cùng khó. Vì vậy bước này cần phải được dự trù và tính toán đầy đủ cho tất cả các hạng mục chính trong kế hoạch.

• • Xin tài trợ

Nguyên tắc đầu tiên doanh nghiệp cần đi đúng trọng tâm và gây ấn tượng với đối tác. Doanh nghiệp cần cho đối tác thấy được những lợi ích khi họ hợp tác với bạn.

• • Tiến hành tổ chức sự kiện

Cần chuẩn bị, thiết kế các hạng mục chính, và các trang thiết bị cần thiết: âm thanh, sân khấu, ánh sáng,…

Quản lý nội dung chương trình thực hiện theo kịch bản. Xác định tiến độ thực hiện, kiểm soát chặt chẽ: công việc, thời gian, hạn chế sự cố xảy ra.

• • Đánh giá và rút kinh nghiệm sau sự kiện

So sánh mục tiêu đã đặt ra từ trước, sau khi kết thúc sự kiện đã hoàn thành được những việc gì và chưa hoàn thành những việc gì. Từ đó rút ra được kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo.

+ Truyền thông

• • Truyền thông trước sự kiện

Quảng bá trước sự kiện là bước không thể bỏ qua trong bất cứ quy trình tổ chức sự kiện nào. Cập nhật thông tin, thời gian, địa điểm tổ chức của sự kiện sắp diễn ra. Thường xuyên đăng tải nội dung và các hoạt động của sự kiện lên tất cả các kênh truyền thông.

• • Truyền thông trong sự kiện

Để xây dựng một kế hoạch truyền thông trong sự kiện thành công. Thì cần phải xác định và truyền tải được thông điệp cũng như mục đích của sự kiện đến các đối tượng truyền thông. Cập nhật liên tục thông tin và hình ảnh diễn ra xuyên suốt trong sự kiện. Phải thu hút được nhiều và đưa thương hiệu của chúng ta đến gần hơn với các đối tượng được truyền thông.

• • Truyền thông sau sự kiện

Cần gửi lời cảm ơn và tri ân đến các nhà tài trợ. Đăng tải lên trang fanpage các hình ảnh trong quá trình sự kiện diễn ra và kết quả sự kiện đã đem lại thành công như thế nào.